Управление временем руководителя. Не секрет, что управление временем (тайм-менеджмент; time management) чаще всего рассматривается с точки зрения личности. Но если эта личность руководитель, то его стиль управления и продуктивность использования его времени накладывает значительный отпечаток на деятельность всей организации. Тайм-менеджмент является не только вопросом личной продуктивности, но и все чаще становится организационным вопросом, коренные причины которого заложены в корпоративных структурах и культурах.
«Что такое хорошо и что такое плохо» в отношении использования времени, применительно к руководителю попыталась ответить компания McKinsey и провела опрос 1500 руководителей по всему миру. Из опрошенных только 9 процентов респондентов считают, что они «очень удовлетворены» текущим распределением времени. Менее половины были «удовлетворены», и около одной трети были “очень недовольны» тем как они используют свое время. Более того, только 52 процентов отметили, что так, как они использовали свое время, соответствует стратегическим приоритетам своих организаций. Почти половина призналась, что они не имели возможности сосредоточиться на руководстве стратегическим направлением бизнеса.
Этот опрос позволил разделить руководителей на несколько групп. Одна из них (9% или 124 человека) полностью удовлетворены тем, как они используют свое время. Эту группу удовлетворенных примем за эталон. Другая – недовольная (30% или 433 человека). Рассмотрим, прежде всего, эту группу. Члены этой группы схожи в том, что они негативно относится к тому, как они используют свое время. Но в своем недовольстве отличаются. Поэтому недовольных можно разделить на 4 подгруппы. Каждая из них недовольна своим тайм-менеджментом по-своему. Кликните на картинку для увеличения масштаба.
Онлайн наркоманы – тратят минимум времени на мотивацию сотрудников и вообще на контакты со своими подчиненными. Менее 20 процентов их рабочего дня они работают со своим непосредственным подчиненным как индивидуально, так и в группе. Они предпочитают электронную почту, другие формы асинхронного обмена сообщениями, и телефон. Конечно это все полезные инструменты, но зачастую не заменяют реальные разговоры. Болевые точки этой группы руководителей отсутствие личных контактов. В этой группе встречаются руководители разного должностного положения.
Любители поговорить – проводят большую часть своего времени в разговорах с важными (часто внешними) заинтересованными сторонами. Для этой группы более 80 процентов времени взаимодействия происходит один на один или по телефону. Болевые точки этой группы руководителей в отсутствии времени на обдумывание и разработку стратегий. К слову, в оригинале для этой группы применено слово «schmoozers». Словари предлагают в качестве русского аналога слово «сплетники». Мне показалось, что такой перевод оскорбителен для этой категории руководителей (Ген.директора и директора по продажам), да и по существу не верный. Поэтому использовал «любители поговорить».
Болельщики – эта группа руководителей имеют важную особенность: используют более 20 процентов времени на действия, связанные с, поощрениями и мотивацией сотрудников. Форма работы – совещания, встречи один на один. Однако используют меньше времени, чем другие руководители на общение с внешними заинтересованными сторонами компании. Болевая точка этой группы такая же, как у Любителей поговорить – используют менее 10 процентов своего времени на вопросы, связанные с долгосрочной стратегией. Как правило, к этой группе относятся директора разных направлений.
Пожарные – наименование группы говорит само за себя. Большую часть времени они заняты решением срочных оперативных вопросов, разрешением неожиданных ситуаций. Тушат «Пожары». Болевая точка этой группы в том, что они не умеют или не хотят делегировать, и не умеют или не хотят обсуждать проблемы с теми, кто может и должен их решать. Очень часто эту группу составляют Генеральные директора, которые проводят время в своих офисах, оперативное реагирование на чрезвычайные ситуации и микроменеджмент осуществляется с помощью электронной почты и телефона.
Удовлетворенные. Теперь рассмотрим группу тех, кто удовлетворен использованием своего времени. Это передовики тайм-менеджмента. В среднем руководители, вошедшие в эту группу, используют 34 % своего времени на взаимодействие с внешними заинтересованными сторонами (в том числе членами правления, клиентами и инвесторами), 39 % времени проводят на внутренних совещаниях (с подчиненными, руководителями подразделений, и на других встречах с сотрудниками), и 24 процентов времени работают в одиночку. Подробно, как «удовлетворенные» используют свое время, показано на рисунке. Кликните на картинку для увеличения масштаба. Удовлетворенные руководители определили четыре ключевых мероприятий, которые занимают (в равных пропорциях) две трети своего времени: принятие ключевых бизнес и операционных решений, управление и мотивация людей, направление действий организации и её стратегия, и работа с внешними заинтересованными сторонами.
Полностью результаты исследования можно посмотреть в статье «Making time management the organization’s priority». Там есть, помимо приведенных результатов, еще рассуждения на тему Управление временем руководителя. Кроме того, характеристика различных групп озвучена голосом, но язык английский. Если язык не является препятствием, то читайте и слушайте.
Попытайтесь примерить на себе или на своих руководителях эту классификацию. Что получилось в результате? Откликнитесь наркоманы, пожарники, болельщики и любители поговорить (шутка).
Если статья понравилась, кликните на кнопочки ниже и поделитесь ею со своими друзьями.